Die 3 Basics von Shopfloor Management
Was ist zu beachten wenn Sie erfolgreich am Ort des Geschehens Führen wollen
Shopfloor Routine
Kernaspekte des Shopfloor Managements sind die Verkürzung der Problemlösung sowie die Strukturierung und tägliche Absprache. Um Shopfloor Management erfolgreich und Nachhaltig zu etablieren, ist es unbedingt nötig, dass feste und regelmäßige Meetings stattfinden (Shopfloor Meetings). Dieses Zusammenkommen von unterschiedlichen Mitarbeitern diverser Disziplinen muss manifestiert werden. Dieser routinierte Termin gewährleistet eine mindestens einmal täglich Absprache zwischen den Akteuren. Dieses Shopfloor Meeting sollte aber keinesfalls als Selbstzweck verstanden werden. Um dem Ziel des Shopfloor Managements gerecht zu werden, ist es zwingend nötig diesen Termin stark zu strukturieren und zu moderieren.
Es hat sich in der Praxis als erfolgreich Bewiesen nach einem immer wiederkehrenden Schema zu handeln und dies nur sporadisch zu verändern, um das Shopfloor Meeting ganz nach dem 5S Gedanken stets nach dem Standardprozess durchzuführen. Der Moderator des Meetings führt das Team durch die Routine und greift ein sobald zeitliche Fristen überschritten sind oder abzusehen ist, dass zum aktuellen Zeitpunkt eine Lösungsfindung nicht in Sicht ist. Als Faustregel gilt, dass ein Abteilungs-Shopfloor Meeting nicht länger als 15 Minuten dauern sollte. Sollte die Zeit überschritten werden oder nicht zur vollständigen Problemlösung ausreichen, muss die Lösungsfindung außerhalb des Meetings stattfinden und das Problem in das Shopfloor Issue Tracking aufgenommen werden.
Wer ist Teil des Meetings
Um während des Shopfloor Meetings ein gutes Ergebnis zu erhalten, ist es wichtig, dass Entscheidungen schnell getroffen werden und kleine Störgrößen schnellstens behoben werden. Diese Entscheidungen haben oft einen Bereichsübergreifenden Effekt. Damit nicht eine Entscheidung getroffen wird, die im Anschluss an das Meeting hinfällig wird weil ein angrenzender Prozessverantwortlicher anderer Meinung ist, sollte dieser bereits in den Entscheidungsprozess einbezogen werden. Somit ist es notwendig die Teilnehmer des täglich Shopfloor Meetings gut auszuwählen. Gleichzeitig ist es eher unproduktiv wenn zu viele Akteure an diesem Meeting teilnehmen. Sie sollten für sich und Ihren Bereich die ausgewogene Anzahl an Mitarbeitern und deren Disziplin finden. Es ist aus Erfahrung zu sagen, dass es in der Praxis tendenziell besser ist zunächst mit einer kleineren Gruppe an Mitarbeitern zu beginnen und den Teilnehmerkreis nur dann zu erweitern, wenn es wirklich notwendig ist mit Hinblick auf das Ziel einer schnellen Lösungsfindung und Abweichungserkennung.
Demnach machen Sie sich im Vorfeld Gedanken zum Teilnehmerkreis. Wenn Sie zum Beispiel Shopfloor Management in der Fertigung implementieren und es häufig zu Störungen an den Fertigungsmaschinen kommt, die darauf zurückzuführen sind, dass die Wartung der Maschinen nicht ausreichend ist, dann macht es durchaus Sinn Teilnehmer aus dem Kreis der Instandhaltung oder Facility Management hinzuzuziehen. Führen Sie jedoch Shopfloor Mangement innerhalb der Lagerhalle ein, wo es nur selten zu Störungen dieser Art kommt, die dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter nicht im Flow arbeiten können, dann können Sie Ihren Teilnehmerkreis eher schlank halten.
Die zwei wichtigsten Bestandteile des Shopfloor Boards
Wie bereits erwähnt wird Shopfloor Management als Management Tool des Lean Managements verstanden. Demnach ist festzuhalten, dass jedes Shopfloor Board egal ob analoges Shopfloor oder digitales Shopfloor, individuell ist. Jedes Unternehmen ist anders und somit ist es auch individuell welche Kennzahlen oder Reports am Shopfloor zu sehen sind. Dennoch gibt es durch alle Bereiche und Industrien hinweg einen Standard bzw. eine Schnittmenge. Dazu zählt zum einen das Shopfloor Issue Tracking. Dieses Tracking beschreibt die Nachverfolgbarkeit von Herausforderungen, deren Lösung und Verantwortlichkeiten. Es kommt im Geschäftsalltag immer wieder zu kleinen und größeren Störungen, die nicht direkt am Shopfloor gelöst werden können. Dies kann der Fall sein, wenn zum Beispiel eine bestimmte Zahl nicht vorhanden ist oder die Rückfrage an einen Lieferanten bezüglich eines Liefertermins erfolgen muss. Aber auch wenn ein Problem auf einer anderen Ebene entschieden werden muss und dementsprechend „hochzueskalieren“ ist. Das Shopfloor Issue Tracking hilft dabei den Fokus auf dem relevanten zu halten und gleichzeitig diesen nicht zu verlieren. Digitale Tools wie das digitale Shopfloor Management helfen dabei dieses Tracking zu gewährleisten und die Lösungsfindung zu beschleunigen.
Neben den aktuell anstehenden Hindernissen gehören auch Bereichsrelevante Kennzahlen zu den Bestandteilen Ihres Shopfloor Managements. Dazu zählen unter anderem die Produktivität oder 5S Audits. Sie müssen für Ihren individuellen Fall entscheiden, welche Kennzahlen für Ihren Bereich interssant und von hoher Bedeutung sind. Sobald Sie Kennzahlen an Ihrem Shopfloor Board nutzen, sollten diese unbedingt Bestandteil der Routine sein und nicht zum Selbstzweck dort aushängen. Das bedeutet konkret, dass Sie keine Kennzahlen verwenden sollten die keinen Einfluss auf das täglich Shopfloor Meeting haben. Verwenden Sie statt der Unternehmensweiten Produktivität zum Beispiel nur die Abteilungsproduktivität. Denn auf diese können Sie gezielt im Shopfloor Meeting eingehen und Rückfragen bzw. Schlussfolgerungen ziehen. Neben den allgemein gängigen Kennzahlen können Sie auch relevante „Fokuskennzahlen“ betrachten. Mit Fokuskennzahlen ist in diesem Kontext eine Kennzahl gemeint die gezielt für einen gewissen Zeitraum erhoben wird. Eine solche Kennzahl hilft dabei eine objektive Entscheidung bezüglich eines individuellen Gefühls zu gewährleisten. Eine solche Kennzahl könnte zum Beispiel die Messung von „zugeparkten Fluchtwegen“ oder das „fehlen von Auftragspapieren“ sein. Sobald Sie diese Kennzahlen erheben, können Sie tracken, ob ein bestimmter Zustand lediglich subjektiv wahrgenommen wird oder ob diese Wahrnehmung von bedeutenderer Relevanz ist. „Die Berücksichtigung der Fokuskennzahlen hat positive Auswirkungen auf die Bereichsbeschäftigten, denn diese empfinden aufgrund dieser Messungen Anerkennung und Gehör.